OneDrive è un servizio di archiviazione cloud di Microsoft molto popolare, ma può fare molto di più che semplicemente salvare i tuoi dati importanti. Se utilizzi OneDrive come soluzione di archiviazione cloud principale, vale la pena esplorare queste funzionalità per trarne il massimo.
Metti i file nel Vault personale di OneDrive
Personal Vault è una funzionalità utile all’interno di Microsoft OneDrive progettato per proteggere le tue informazioni più sensibili con un ulteriore livello di protezione. Tutti i file inseriti all’interno richiedono un’ulteriore verifica per l’accesso, rendendolo un luogo ideale per archiviare documenti legali, documenti d’identità, registri finanziari o qualsiasi altro dato riservato.
Per inserire un file nel tuo vault, vai alla scheda “I miei file” a sinistra, seleziona “Personal Vault”, quindi trascina il file dal tuo PC al vault.
Per trasferire i file esistenti all’interno di OneDrive nel vault, fai clic sui tre punti orizzontali adiacenti al file e scegli “Sposta in”.
Quindi, seleziona “Vault personale” e fai clic su “Sposta qui”. Ricorda, devi sbloccare Personal Vault prima di poter trasferire i file al suo interno.
Una volta completata l’aggiunta dei file al Vault, fai clic sul menu a discesa “Vault” in alto a destra e seleziona “Blocca”.
Ciò proteggerà il tuo caveau e la prossima volta che desideri accedere a qualsiasi file al suo interno, ti verrà richiesto di verificare la tua identità.
Utilizza scansione e salva per convertire i documenti cartacei in un PDF
Se devi scansionare e archiviare spesso documenti cartacei nel tuo spazio di archiviazione cloud, prendi in considerazione l’utilizzo della funzionalità di scansione e salvataggio di OneDrive. Questa funzionalità ti consente di scansionare documenti, convertirli in file PDF e archiviarli direttamente in OneDrive, il tutto tramite la comodità dell’app per smartphone OneDrive.
Per utilizzare questa funzione, avvia l’app per smartphone OneDrive, tocca l’icona “Fotocamera” situata nell’angolo in basso a destra e posiziona la fotocamera sulla prima pagina del documento finché lo scanner non rileva il testo. Una volta rilevato il testo desiderato, acquisisci l’immagine toccando il pulsante scatta foto.
Successivamente, per scansionare le pagine successive, tocca “Aggiungi”, scansiona la pagina successiva e ripeti la procedura finché non avrai scansionato tutte le pagine. Dopo aver completato la scansione, tocca il pulsante “Fine”.
Quindi, inserisci il nome del file desiderato nello spazio sotto Salva con nome, designa la posizione di archiviazione e conferma facendo clic sull’icona del segno di spunta nell’angolo in alto a destra.
Utilizza i file su richiesta di OneDrive per risparmiare spazio sul tuo computer
Se hai sincronizzato OneDrive con il tuo PC per un facile accesso ai tuoi dati ma trovi che consuma molto spazio di archiviazione, prendi in considerazione utilizzando la funzionalità File su richiesta di OneDrive. Questa funzionalità ti consente di mantenere i tuoi file OneDrive online e di scaricarli solo quando ne hai bisogno, eliminando il carico sulla tua memoria locale.
Per recuperare spazio sul tuo sistema, fai clic sull’icona OneDrive nella barra delle applicazioni, quindi fai clic sull’icona a forma di ingranaggio e seleziona “Impostazioni”.
Procedi alla scheda “Sincronizzazione e backup”, individua la sezione File su richiesta e fai clic su “Libera spazio su disco”. Questa azione imposterà tutti i file solo online, liberando spazio di archiviazione locale sull’unità.
Sarà necessaria una connessione Internet per accedere a questi file solo online. Se desideri scaricare nuovamente file specifici sul tuo computer, fai clic con il pulsante destro del mouse su di essi e seleziona “Conserva sempre su questo dispositivo”.
La funzionalità di scadenza dei collegamenti in OneDrive ti consente di farlo condividere file e cartelle per una durata specifica. Una volta trascorso il tempo designato, i destinatari perdono l’accesso al contenuto condiviso. Inoltre, puoi migliorare la sicurezza dei tuoi dati condivisi proteggendo il collegamento con password e condividendo la password in modo selettivo con alcuni membri.
Tieni presente, tuttavia, che queste funzionalità sono disponibili esclusivamente per gli utenti premium di Microsoft 365; coloro che utilizzano il servizio OneDrive gratuito non avranno accesso.
Per applicare la scadenza del collegamento e abilitare la protezione tramite password, fare clic sul pulsante “Condividi” accanto al file desiderato.
Quindi, apri Impostazioni collegamento facendo clic sull’icona a forma di ingranaggio.
Nella finestra Impostazioni collegamento, vai alla sezione Altre impostazioni, specifica la data di scadenza, crea una password complessa e, infine, fai clic su “Applica”.
Controlla e ripristina la vecchia versione di un file
La funzionalità Cronologia versioni di OneDrive ti consente di farlo visualizzare e aprire versioni precedenti di un file. Se apporti involontariamente modifiche a un documento sincronizzato con OneDrive e l’applicazione Office non ti consente di annullare tali modifiche, puoi scaricare una versione precedente e inalterata dalla cronologia delle versioni di OneDrive.
Per aprire versioni precedenti di un file in OneDrive, seleziona il file e vai su “Cronologia versioni” nella barra dei menu in alto. Se non vedi questa opzione, fai clic sui tre punti orizzontali e seleziona “Cronologia versioni”. OneDrive visualizzerà quindi le versioni disponibili del file selezionato.
Per aprire una versione specifica, fai clic sui tre punti verticali e scegli “Apri file”.
Crea backup in tempo reale dei tuoi file
Se perdi spesso ore di lavoro a causa di interruzioni di corrente o arresti anomali delle applicazioni Office, valuta la possibilità di utilizzare la funzionalità di salvataggio automatico. Questa funzionalità salva automaticamente i tuoi file su OneDrive, garantendo che le modifiche vengano continuamente salvate in tempo reale. Pertanto, in caso di arresto anomalo accidentale, i tuoi dati rimangono al sicuro con un backup salvato in OneDrive.
Per abilitare il backup in tempo reale in OneDrive, attiva la funzionalità di salvataggio automatico nell’angolo in alto a sinistra delle applicazioni di Office prima di iniziare a lavorare su qualsiasi file.
Quando ti viene richiesto di selezionare una posizione di backup, scegli OneDrive e fungerà da destinazione di backup mentre lavori sul documento.
