Una descrizione del lavoro, chiamata anche mansionario, viene utilizzata per definire e descrivere in modo chiaro e oggettivo l’insieme di attività (denominate in particolare attività o posizione) assegnate a ciascuna singola posizione in un’azienda.
Attraverso le job descriptiong, l’azienda formalizza i comportamenti dei dipendenti, riducendo così la discrezionalità di ciascuno e limitando la variabilità dei propri comportamenti.
Questo trasforma la descrizione del lavoro in uno strumento di controllo aziendale che promuove la standardizzazione.
Da un’altra prospettiva, definendo il comportamento atteso, la descrizione del lavoro funge anche da strumento di coordinamento. In un team di lavoro, se tutti sanno esattamente cosa fare e come farlo, applicano le procedure corrette nel modo migliore e prevedibile possibile al resto del team.
Una descrizione del lavoro adeguatamente progettata, insieme alla struttura organizzativa, determina la struttura organizzativa dell’azienda.
È molto utile perché, oltre a fornire una specifica guida al lavoro, supporta in molti modi il dipartimento delle risorse umane, il dipartimento delle risorse umane.
In particolare, la descrizione del lavoro:
aiuta a determinare i parametri per valutare il lavoro individuale secondo gli obiettivi espressi;
permette di definire un piano di apprendimento e crescita, ovvero un piano di carriera;
permette di selezionare candidati per una posizione specifica spiegando le soft e hard skills richieste;
serve ad individuare e pianificare il percorso formativo più appropriato in assenza di determinate abilità richieste (competenze), in modo che il candidato selezionato colmi il gap.
Spesso, nel caso di piccole e talvolta medie imprese, è assente.
Tuttavia, il job description contribuisce allo sviluppo di un approccio strategico al business a medio e lungo termine e, quindi, è uno strumento molto utile e indispensabile.
Tuttavia, è necessario sviluppare job description flessibili e funzionali allo scopo e alle dimensioni dell’azienda.
Vediamo quindi insieme come iniziare a sviluppare un job description aziendale davvero utile e pratico, quali informazioni deve contenere questo documento per renderlo adatto alle piccole e medie imprese, come rifiutarlo in base ai ruoli manageriali, che, a differenza compiti operativi, facilmente formalizzabili in processi funzionali, richiedono invece più della formalizzazione dei risultati.
Primi passi per sviluppare una descrizione del lavoro davvero utile e pratica
Per sviluppare una descrizione del lavoro veramente funzionale ed efficiente, è innanzitutto necessario liberarsi dall’idea, spesso ripetuta, soprattutto nelle medie, piccole e piccolissime aziende, di associare il “nome” di una persona nel template ad una serie di mansioni, ovvero un dipendente o anche un azionista che attualmente svolge tali funzioni.
Un piccolo imprenditore dovrebbe fare uno sforzo per identificare le “caratteristiche” chiave che sono necessarie nella sua organizzazione.
Pertanto, il primo passo necessario nello sviluppo di descrizioni utili del lavoro è determinare la struttura organizzativa dell’azienda.
Non hai bisogno di dozzine di dipendenti per iniziare a costruirlo.
Anche un’impresa familiare può definire le principali funzioni della propria attività, determinarne il rapporto gerarchico, gli obiettivi strategici e le responsabilità.
Nelle piccole imprese, queste funzioni non sono svolte solo da individui, non da interi dipartimenti, ma il più delle volte la stessa persona svolge più funzioni o ruoli.
È importante che ogni singolo ruolo definisca esattamente a cosa ha diritto, cosa deve fare, ecc. Pertanto, è necessario scrivere una descrizione specifica del lavoro per ciascuno di essi.
E quindi la stessa persona in una piccola azienda potrebbe dover fare riferimento a più descrizioni di lavoro mentre esegue di volta in volta compiti diversi.
Il secondo e fondamentale passaggio nello sviluppo di una corretta descrizione del lavoro consiste nel definire il flusso di lavoro per comprendere le “interdipendenze sostanziali delle attività”.
Questo ci aiuta a determinare l’ampiezza e quindi la specializzazione di un compito individuale.
Quando si scrive un flusso di lavoro, si hanno effettivamente informazioni utili per capire se è possibile aumentare o diminuire il numero di attività per ciascuna attività. Ad esempio, delineando i singoli task di ogni sottofase, possiamo capire se due task utilizzano le stesse risorse tecnologiche, come un PC, o lo stesso spazio, oppure se esistono sequenze logiche tra due task, poiché l’uscita A è l’ingresso B , ecc. e quindi decide se assegnare entrambe le attività alla stessa attività o meno.
