Molte persone trovano Microsoft Excel un programma complesso, ma spesso è perché si ritrovano a correggere gli errori commessi durante la creazione del foglio di calcolo. In questo articolo esplorerò gli errori comuni di Excel, come evitarli e come ciò renderà la tua vita molto più semplice.
I seguenti suggerimenti si riferiscono specificamente all’app desktop Excel, sebbene siano utilizzabili anche nella versione basata sul Web del programma. Laddove i metodi sono leggermente diversi, ho aggiunto una nota per spiegarlo.
Unione di celle
Questo potrebbe sorprendere, poiché molti credono che unire le celle sia il modo migliore per coprire un’intera riga quando gli stessi dati si applicano a ciascuna cella.
Il problema
Tuttavia, l’unione delle celle causa problemi quando si tenta di eseguire azioni con i dati. Ciò è dovuto principalmente al fatto che molte delle funzioni di Excel si basano sulla presenza di un’impostazione coerente di righe e colonne e l’unione di celle fa sì che il foglio rompa questa coerenza.
Innanzitutto, se provi a ordinare i tuoi dati, riceverai un messaggio di errore.
Allo stesso modo, riscontrerai un problema se provi a incollare dati da una riga non unita a una riga unita.
La soluzione
Innanzitutto, fai clic su “Unisci e centra” per separare le celle. Quindi, seleziona nuovamente le celle e fai clic sull’icona nell’angolo in basso a destra del gruppo Allineamento nella scheda Home.
Apri il menu a discesa Orizzontale nella sezione Allineamento testo della finestra di dialogo, fai clic su “Centro attraverso la selezione”, quindi fare clic su “OK”.
Ora vedrai il testo apparire come quando hai utilizzato l’opzione Unisci e centra, ma la struttura e l’integrità delle celle sono state mantenute.
“Centra attraverso la selezione” funziona solo tra le righe e non lungo le colonne.
Creazione manuale di tabelle
Certo, prima di diventare un utente esperto di Excel, non avevo realizzato i problemi che la creazione e la formattazione manuale delle tabelle avrebbero causato.
Il problema
In passato formattavo i miei dati e copiavo manualmente le formule su nuove righe, ma riscontravo sempre problemi se volevo aggiungere nuove righe o utilizzare i miei dati per creare un grafico. Ad esempio, nello screenshot qui sotto, ho colorato manualmente le righe alternate, ma quando aggiungo una nuova riga, ciò influisce sulla mia formattazione e dovrei ricominciare tutto da capo.
Allo stesso modo, se aggiungo un filtro alle colonne, quando riordino i dati, anche questo rovinerà la mia formattazione.
La soluzione
C’è un modo davvero semplice per affrontare questi problemi. Innanzitutto, seleziona tutti i dati nella tabella originale, non formattata, comprese le colonne e le righe di intestazione. Quindi, nella scheda Home, fare clic sulla freccia a discesa Formatta come tabellae scegli un design adatto a te.
Per fare lo stesso in Excel per il Web, seleziona i dati e fai clic su Inserisci > Tabella.
Nella finestra di dialogo Crea tabella, seleziona la casella di controllo “La mia tabella ha intestazioni” se hai una riga di intestazione nella parte superiore della tabella e fai clic su “OK”.
Assegna un nome alla tabella nella scheda Struttura tabella, in modo da poter fare riferimento alla tabella nelle formule o passare rapidamente alla tabella utilizzando la casella del nome.
Nella stessa scheda, puoi anche modificare lo stile tabella e le opzioni stile tabella (come includere un pulsante filtro o righe raggruppate), oltre a una serie di altre azioni per perfezionare la presentazione dei dati.
Ora, se aggiungessi una riga o una colonna al centro della tabella, la formattazione si aggiornerebbe automaticamente. Posso anche utilizzare la maniglia nell’angolo in basso a destra della tabella per aggiungere più righe in basso o colonne a destra. Infine, Excel applicherà automaticamente le formule a tutte le nuove righe che aggiungo.
Nel complesso, la formattazione dei dati come tabella rende Excel consapevole che non si tratta solo di una stringa di dati, ma dovrebbe invece comportarsi come una tabella, rendendo tutto molto più semplice in futuro.
Avere righe e colonne vuote
Molte persone (e, sorprendentemente, tutorial online su Excel) lasciano vuote la riga 1 e la colonna A dei loro fogli Excel, probabilmente perché pensano che ciò migliori l’aspetto dei loro fogli di calcolo. Ciò è probabilmente dovuto al fatto che in Microsoft Word è possibile vedere fisicamente i bordi della pagina, ma in Excel non è possibile finché non si visualizza in anteprima il layout di stampa.
Il problema
A parte il fatto che ciò non è necessario, poiché Excel aggiungerà automaticamente i bordi della pagina quando stampi i dati, lasciare righe e colonne vuote può causare altri problemi. Ad esempio, le righe vuote possono interrompere il tuo ordinamento e filtraggioe possono anche portare a problemi di formula e messaggi di errore quando utilizzando la compilazione automatica.
La soluzione
Se hai solo una o due righe o colonne vuote, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse sul numero di riga o sulla lettera della colonna e fare clic su “Elimina”.
Tuttavia, se hai molte righe vuote, puoi utilizzare la funzione COUNTA per correggere il problema. Scorri verso destra fino a raggiungere la fine dei tuoi dati e nella cella 1 digita
=COUNTA( e seleziona tutti i dati a sinistra di quella cella. Quindi, premere Invio.
Successivamente, trascina la maniglia di Compilazione automatica nella parte inferiore dei tuoi dati.
Ora seleziona l’intera colonna contenente le tue formule COUNTA e, nel gruppo Modifica nella scheda Home, fai clic sulla freccia a discesa “Ordina e filtra” e fai clic su “Ordina dal più piccolo al più grande”.
Nella finestra di dialogo Avviso ordinamento, seleziona “Espandi la selezione” e fai clic su “Ordina”.
Vedrai quindi tutte le righe vuote spostarsi in alto, che puoi selezionare ed eliminare.
Infine, elimina la colonna COUNTA.
Digitazione manuale delle sequenze
Esistono molte circostanze in Excel che richiedono la presentazione dei dati in sequenza, ad esempio numeri ascendenti o intervalli di date.
Il problema
Tuttavia, la digitazione di dati sequenziali può richiedere molto tempo e causare problemi se si digita erroneamente un valore o se ne perde uno.
La soluzione
La compilazione automatica di Excel è in grado di riconoscere modelli nei tuoi dati e compilare il resto per te. Inizia digitando i primi due valori nei tuoi dati. Quindi, seleziona questi valori e utilizza l’handle di Compilazione automatica per completare i dati.
Funzionerà anche se i tuoi numeri sono accanto ad altro testo nelle celle (ad esempio, Giorno 1, Giorno 2e così via) e altri valori sequenziali come le date.
Excel non riconosce le lettere dell’alfabeto come modello, quindi utilizza i numeri se desideri che Excel compili automaticamente i dati.
Utilizzo del tipo di riferimento errato
Fare riferimento ad altre celle nelle formule è un ottimo modo per collegare insieme i dati e aggiornare automaticamente i calcoli in base alla modifica dei valori delle celle. In questo esempio, ho fatto riferimento alle celle B2 e F1 durante il calcolo del valore totale nella cella C2.
Il problema
Tuttavia, molte persone riscontrano problemi durante l’utilizzo della Compilazione automatica, poiché potrebbero non comprendere i diversi tipi di riferimenti in Excel.
Quando utilizzo la Compilazione automatica per calcolare i totali degli elementi rimanenti, non sembra che sia stata aggiunta l’imposta del 20% ai valori.
La soluzione
Esistono tre tipi di riferimenti in Exceled è fondamentale capire cosa sono e cosa fanno se desideri copiare i calcoli in altre celle.
Riferimenti relativi valutare le posizioni relative tra le cellule. Nell’esempio sopra, il calcolo iniziale è stato effettuato tra le celle C2 (dove ho digitato la formula), B2 (una a sinistra di C2) e F1 (tre a destra e una in alto rispetto a C2). Quando copio questa formula nella cella C3, Excel farà riferimento alle celle nelle stesse posizioni relative a dove sto digitando.
Quindi, avrei bisogno di usare un riferimento assoluto per dire a Excel di fare continuamente riferimento alla cella F1 quando eseguo il riempimento automatico verso il basso. Per fare ciò, aggiungerei i simboli del dollaro prima di ciascuna parte del riferimento di cella oppure premere F4 dopo aver digitato o fatto clic sulla cella a cui voglio fare riferimento.
Quindi, quando compilo automaticamente i totali rimanenti, Excel continuerà a fare riferimento a F1 per eseguire il calcolo.
Se volessi mantenere lo stesso riferimento di riga o di colonna ma lasciare che Excel regoli l’altro in base alla posizione della mia formula, utilizzerei un misto riferimento digitando il simbolo del dollaro prima della parte rilevante del mio riferimento.
Non bloccare le celle o utilizzare la convalida dei dati
Excel è ottimo per creare un foglio di calcolo e condividerlo con altri per aggiungere i propri dati.
Il problema
Tuttavia, se condividi il tuo foglio con qualcuno che non è molto abituato a Excel o ha l’abitudine di cambiare cose che non vuoi che cambino, questo potrebbe portare a annullare rapidamente il tuo duro lavoro.
La soluzione
Excel ti consente di controllare ciò attraverso cui altre persone possono accedere a un foglio di calcolo convalida dei dati E celle chiuse.
La convalida dei dati determina il tipo di dati che possono essere immessi in una cella. Fare clic sulla cella o sulle celle pertinenti e, nella scheda Dati, andare al gruppo Strumenti dati e fare clic su “Convalida dati” nella Convalida dati n opzione a discesa.
Nella sezione Criteri di convalida della finestra di dialogo, fai clic sulla freccia a discesa “Consenti” e definisci il tipo di dati e l’intervallo per la cella o le celle. Puoi anche visualizzare un messaggio quando qualcuno fa clic su quelle celle utilizzando la scheda Messaggio di input e creare un messaggio popup se qualcuno tenta di inserire il tipo sbagliato di dati utilizzando la scheda Avviso di errore. Quando hai finito, fai clic su “OK”.
Se vuoi bloccare le celle che non vuoi che le persone modifichino, puoi proteggere il foglio di lavoro. Per impostazione predefinita, quando proteggi il foglio di lavoro, tutte le celle sono bloccate, quindi devi prima scegliere in quali celle altre persone Potere fare clic o modificare.
Per fare ciò, seleziona e fai clic con il pulsante destro del mouse su tali celle, quindi fai clic su “Formatta celle”.
Quindi, nella scheda Protezione, deseleziona “Bloccato” e fai clic su “OK”.
Quando sei pronto per inviare il foglio, fai clic su “Proteggi foglio” nella scheda Revisione, deseleziona “Seleziona celle bloccate” e controllo “Seleziona celle sbloccate”. Puoi anche inserire una password se lo desideri. Quindi, fai clic su “OK”.
Ora vedrai che solo le celle selezionate sono cliccabili e modificabili.
Per invertire questa azione, fai clic su “Rimuovi protezione foglio”. Se in precedenza hai protetto il foglio con password, dovrai digitare nuovamente la password per completare questa azione.
Per fare lo stesso in Excel per il Web, fai clic su “Protezione” nella scheda Revisione e utilizza la barra laterale per scegliere quali celle sbloccare.
