Excel ha così tanti strumenti che trovare quelli giusti può spesso rallentare il flusso di lavoro. In effetti, alcuni degli strumenti più utili di Excel sono anche i più nascosti e a volte possono essere necessari cinque o più clic per eseguire una singola azione. Ecco perché usare la barra di accesso rapido (QAT) è la strada da seguire.
Mentre la barra di ricerca in cima alla finestra di Excel può aiutarti a trovare ed eseguire un’azione, a volte è difficile sapere quali parole chiave usare se non ricordi il nome di una funzione. Un’altra opzione è imparare e usare tasti rapidima poiché ce ne sono così tanti, può volerci del tempo per impararli, e può essere difficile ricordare quale usare. D’altro canto, avere dei pulsanti nella QAT significa che puoi eseguire azioni con un solo clic.
Le icone da aggiungere alla barra di accesso rapido dipenderanno dall’uso che fai di Excel, ma ce ne sono alcune che, a mio parere, sono utili a chiunque crei un foglio di calcolo.
A partire da luglio 2024, la barra di accesso rapido è disponibile solo nell’app desktop Excel e non in Excel per il Web.
La barra di accesso rapido si trova nell’angolo in alto a sinistra della finestra di Excel. Se vedi solo il logo di Excel e il nome della cartella di lavoro, significa che la barra di accesso rapido non è abilitata.
Per risolvere questo problema, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso sul lato destro di una qualsiasi delle schede aperte e fare clic su “Mostra barra di accesso rapido”.
Accanto al logo di Excel verrà visualizzata la barra di accesso rapido con alcuni pulsanti, come Salvataggio automatico e Salva, come opzioni predefinite.
Ci sono vari modi per personalizza ciò che vedi quiPer rimuovere un pulsante dalla barra di accesso rapido, fai clic con il pulsante destro del mouse sull’icona pertinente e seleziona “Rimuovi dalla barra di accesso rapido”.
Per aggiungere un pulsante, fai clic sulla freccia rivolta verso il basso “Personalizza barra di accesso rapido” e scegli una delle opzioni disponibili nel menu oppure fai clic su “Altri comandi” per visualizzare le altre azioni che puoi aggiungere.
Nella finestra Opzioni Excel, fai clic sulla freccia a discesa “Scegli comandi da” per cercare uno strumento per categoria o visualizzare tutti i comandi disponibili. Quindi, dopo aver trovato e selezionato un comando che vuoi che appaia nella tua QAT, fai clic su “Aggiungi”. Quando hai finito, fai clic su “OK”.
Verrà quindi visualizzata la barra di accesso rapido aggiornata in base alle selezioni effettuate.
Se sai dove si trova un comando tramite le schede sulla barra multifunzione, puoi anche fare clic con il pulsante destro del mouse sull’icona del comando per aggiungerlo alla barra di accesso rapido. Analogamente, se usi spesso molti comandi dalla stessa barra multifunzione, puoi aggiungere l’icona di un’intera barra multifunzione alla barra di accesso rapido.
Salvataggio automatico
Trovo che avere l’icona AutoSave nella QAT sia essenziale per assicurarmi di non perdere il mio lavoro. Se il pulsante AutoSave è verde, il tuo lavoro è salvati e sottoposti a backup sul tuo cloud OneDrive.
Tuttavia, se l’interruttore di salvataggio automatico è grigio, il tuo lavoro non è attualmente sincronizzato con il cloud e potresti perdere il tuo lavoro se Excel si blocca o il tuo computer non funziona correttamente.
Questo potrebbe semplicemente essere dovuto al fatto che non hai ancora salvato il tuo lavoro (il salvataggio automatico di Microsoft 365 funziona solo dopo aver salvato manualmente il tuo lavoro per la prima volta), quindi è un utile promemoria per farlo. Se il pulsante di attivazione/disattivazione del salvataggio automatico è ancora impostato su Off, anche dopo aver salvato il tuo lavoro, potrebbe significare una delle tre cose:
- Non hai effettuato l’accesso al tuo account Microsoft.
- Stai lavorando su una versione obsoleta di Excel (ad esempio un file Excel 97-2003), quindi devi salvare la cartella di lavoro in un formato più aggiornato.
- C’è un Una guida problema di sincronizzazione che devi risolvere al di fuori di Excel facendo clic sull’icona di OneDrive nel Centro notifiche (all’estremità destra della barra delle applicazioni).
Controllo ortografico
A differenza di Microsoft Word, che evidenzia immediatamente gli errori di ortografia e grammaticaExcel non ti dirà che hai fatto un errore di battitura perché è più interessato a numeri e dati. Di conseguenza, gli errori di ortografia possono passare inosservati, il che potrebbe avere un impatto negativo sulla funzionalità del tuo foglio di calcolo se, ad esempio, stai applicando la funzione SE al testo contenente l’errore. Al livello più elementare, se stai condividendo o stampando il tuo foglio di calcolo, vuoi che sia privo di errori di ortografia.
Quindi, aggiungere l’icona Ortografia alla barra di accesso rapido è un promemoria fondamentale per controllare il proprio lavoro e individuare eventuali errori.
Incolla speciale
Ctrl+V è una delle scorciatoie da tastiera più note, ma è meno utile in Excel che in altri programmi. Ad esempio, potresti voler copiare e incollare alcuni dati tra fogli formattati in modo diverso, quindi vorresti incollare i numeri senza incollare la formattazione. Allo stesso modo, potresti voler copiare e incollare solo la formattazione, non i dati. Andando un passo oltre, l’operazione Incolla speciale ti consente anche di eseguire operazioni mentre incolli i dati, come trasformare tutti i numeri positivi in numeri negativi.
Poiché Incolla speciale consente di eseguire altre azioni mentre si incollano informazioni, ad esempio rimuovere formule o bordi, si tratta di un’opzione essenziale per risparmiare tempo nella barra di accesso rapido.
Formattazione condizionale
Siamo onesti: se il tuo foglio di calcolo Excel non ha la Formattazione Condizionale, non è un vero e proprio foglio di calcolo Excel. Proprio come ogni documento di Microsoft Word dovrebbe avere degli stili, ogni foglio di lavoro di Microsoft Excel dovrebbe avere la formattazione condizionale motivo per cui l’icona Formattazione condizionale è una barra di accesso rapido non negoziabile.
Anche se non hai il tempo (o la voglia!) di impostare regole di formattazione complesse basate sui valori delle celle, usare le opzioni predefinite di Formattazione condizionale significa che puoi analizzare i tuoi dati a colpo d’occhio. Ad esempio, per applicare ciascuno dei quattro tipi di Formattazione condizionale ai set di dati nello screenshot qui sotto, ho dovuto semplicemente selezionare l’array, fare clic sull’icona Formattazione condizionale nella barra di accesso rapido e scegliere lo stile di formattazione.
Grazie all’accesso immediato alla formattazione condizionale, le azioni di cui sopra non hanno richiesto più di cinque secondi, motivo per cui dovresti aggiungere questa funzione alla tua barra di accesso rapido.
Congelare i riquadri
Se hai un foglio di calcolo di grandi dimensioni con molte righe e colonne di dati, è utile congela le righe e le colonne delle intestazioni in modo che rimangano visibili quando scorri verso il basso o in orizzontale. Dimentico sempre dove si trova l’opzione Freeze Panes: sembra che dovrebbe essere nella scheda Home (perché è uno strumento molto utile) o nella scheda Data (perché ti aiuta a leggere i tuoi dati in modo efficiente), ma in realtà è nella scheda View. Quindi, averla nella mia QAT significa che non devo cercarla ogni volta.
In questo esempio, voglio bloccare la riga 1 e le colonne A e B.
Con la cella C2 selezionata, posso fare clic sull’icona Blocca riquadri nella barra di accesso rapido e scegliere “Blocca riquadri”. Questa opzione blocca tutte le righe sopra e tutte le colonne a sinistra della cella selezionata.
Nota anche come puoi congelare all’istante solo la prima riga o colonna usando questa comoda icona della barra di accesso rapido. Una volta congelate le righe o colonne rilevanti, cliccando di nuovo sull’icona Freeze Panes nella barra di accesso rapido avrai la possibilità di scongelare.
Pulsanti macro personalizzati
Le macro di Microsoft 365 ti consentono eseguire azioni molto specifiche con un clicInoltre, Excel ti consente aggiungi pulsanti macro personalizzati alla tua barra di accesso rapidoquindi è ancora più facile eseguire quel comando.
Dopo aver registrato la macro, fai clic sulla freccia rivolta verso il basso “Personalizza barra di accesso rapido” e scegli “Altri comandi”.
Quindi, nella finestra Opzioni di Excel, fai clic sulla freccia a discesa “Scegli comandi da” e fai clic su “Macro”. Ora, seleziona la macro pertinente e fai clic su “Aggiungi”.
Puoi quindi scegliere un’icona adatta per la tua macro selezionando la macro e cliccando su “Modifica”. Nell’esempio seguente, la macro colora di giallo la cella selezionata, quindi ho scelto un’icona gialla.
Una volta terminato, fai clic su “OK” e vedrai apparire la nuova icona nella barra di accesso rapido.
Non è possibile modificare le icone della barra di accesso rapido per i comandi standard: Excel consente solo di modificare le icone delle macro personalizzate.
Riordina le icone nella tua barra di accesso rapido
Una volta aggiunti tutti i pulsanti rilevanti alla tua QAT, considera di riordinarli in modo che sia ancora più facile utilizzarli. Personalmente, li ordino in base alla frequenza di utilizzo, ma potresti scegliere di ordinarli in base al tipo di comando o di separare le icone simili.
Fare clic sulla freccia rivolta verso il basso accanto alla barra di accesso rapido e quindi su “Altri comandi” per aprire le Opzioni di Excel.
Quindi, seleziona una delle icone già presenti nella tua QAT e usa le frecce per scegliere il tuo ordine. Le icone in cima all’elenco appariranno sulla sinistra della tua QAT e le icone in basso appariranno sulla destra.
Una volta terminato, fai clic su “OK”.
Per impostazione predefinita, la barra di accesso rapido si trova proprio in cima alla finestra dell’app Microsoft 365. Tuttavia, considera spostandolo in fondo al nastro per renderlo ancora più accessibile e velocizzare ulteriormente il tuo lavoro.
