Excel è un ottimo strumento per presentare e analizzare le informazioni, ma sorgono frustrazioni quando i dati non sono disposti in modo appropriato. La riscrittura dei dati nel layout preferito richiede tempo e genererà sicuramente errori. Fortunatamente, ci sono modi per riorganizzare i dati in pochi semplici passaggi.
Divisione di righe alternate in due colonne
In questo esempio, abbiamo un foglio di calcolo contenente i nomi e i numeri di telefono delle persone nelle celle sottostanti. Potresti ritrovarti in questa situazione se hai copiato i dati da un’altra fonte (come un’e-mail o un modulo) nel tuo foglio di calcolo.
Excel è progettato per visualizzare i dati in una tipica forma di tabella. In altre parole, ogni colonna dovrebbe contenere lo stesso tipo di valore (nel nostro caso, il nome della persona nella colonna A e i numeri di telefono nella colonna B) e ogni riga dovrebbe contenere i dettagli per una variabile (nel nostro caso, ogni persona) .
A tale scopo, premere Ctrl+G per avviare la finestra di dialogo Vai a. Se nel tuo foglio sono presenti altri dati, seleziona prima i dati che desideri riorganizzare. Quindi, fai clic su “Speciale”.
Quindi, scegli il tipo di dati che desideri selezionare. Nel nostro caso, vogliamo prima selezionare qualsiasi cella che contenga costantemente testo (i nomi delle persone), quindi faremo clic su “Costanti”, quindi deselezionaremo “Numeri”, “Logici” ed “Errori”, lasciando “Testo” come l’unico tipo di dati controllato.
Quindi fare clic su “OK”.
Vedrai che è selezionato solo il testo.
Quindi, premi Ctrl+C per copiare il testo. Seleziona la cella in cui vuoi incollare la prima colonna della nuova tabella che stai creando e premi Ctrl+V. Vedrai che i dati sono stati incollati senza spazi vuoti tra ogni cella.
Ripeti la procedura per i numeri, ma questa volta lascia “Numeri” come unico tipo di dati costante selezionato.
Copia e incolla i numeri selezionati nella colonna accanto a dove hai incollato i nomi, quindi elimina la tua colonna originale facendo clic con il pulsante destro del mouse sull’intestazione della colonna.
L’utilizzo di questo metodo garantisce che i dati rimangano nello stesso ordine e non sia necessario utilizzare alcuna formula nel processo. Puoi anche formatta la tua tabella per darti la possibilità di ordinare i dati o aggiungere facilmente ulteriori righe e colonne.
Come hai visto quando hai aperto la finestra di dialogo Vai a speciale, ci sono altri tipi di dati che è possibile selezionare e incollalo in una nuova colonna.
Trasformazione dei dati verticali in orizzontali (o viceversa)
Nell’esempio seguente, vogliamo capovolgere il nostro tavolo in modo che le date corrano lungo la parte superiore e le persone corrano lungo il lato. Farlo manualmente richiederebbe molto tempo e porterebbe inevitabilmente a errori di copia. Fortunatamente, puoi farlo in pochi passaggi utilizzando Funzione di incollaggio trasposto di Excel.
Molti forum e tutorial online affermano che non è possibile trasporre una tabella formattata, ma non è vero. In effetti, il seguente processo funziona indipendentemente dal fatto che la tabella sia formattata o meno tramite l’opzione Format As Table di Excel.
Seleziona tutti i dati nella tabella (inclusa la riga di intestazione) e premi Ctrl+C. Quindi, fai clic sulla cella in cui desideri che sia il valore in alto a sinistra dei dati trasposti e premi Ctrl+Alt+V per avviare la finestra di dialogo Incolla speciale.
Ora, devi scegliere come convertire i dati. Ad esempio, poiché abbiamo delle date nella nostra tabella, vogliamo assicurarci che i formati numerici siano correttamente trasposti. Se non prestiamo attenzione a questo, le date non saranno trasposte correttamente. Quindi, abbiamo cliccato sul pulsante “Valori e formati numerici”. Quindi, seleziona la casella di controllo “Trasponi”, poiché questa è la funzione che scambierà le tue righe e colonne per te. Infine, clicca su “OK”.
Vedrai quindi i dati trasposti nella posizione selezionata. Ora puoi eliminare la tabella originale e formattare quella nuova in base alle tue esigenze.
Ordinamento dei dati
Sia che tu voglia ordinare i numeri (in ordine crescente o decrescente) o il testo (in ordine alfabetico), ci sono vari modi per raggiungere questo obiettivoLa scelta dell’opzione dipenderà dal fatto che si stia ordinando un array isolato (in altre parole, la colonna che si sta ordinando non è collegata ad altri dati) o una colonna in una tabella.
Ordinamento di un array isolato
Se desideri semplicemente riordinare un array isolato, seleziona i dati e fai clic con il pulsante destro del mouse. Nel menu visualizzato, passa il mouse su “Ordina”.
Vedrai quindi diverse opzioni. Se i tuoi dati sono una serie di numeri, avrai la possibilità di ordinarli dal più piccolo al più grande o dal più grande al più piccolo. Allo stesso modo, se hai una serie di testo, puoi organizzare i tuoi dati in ordine alfabetico o alfabetico inverso.
In alternativa, con l’array isolato selezionato, vedere le opzioni disponibili nel gruppo Ordina e filtra della scheda Dati sulla barra multifunzione. Qui puoi fare clic sui pulsanti “AZ” o “ZA” per riorganizzare rapidamente i dati oppure fare clic su “Ordina” per avviare più opzioni.
Se fai clic su “Ordina”, vedrai la seguente finestra di dialogo. Se lo desideri, puoi ordinare i dati in base al colore della cella o del carattere anziché ai valori delle celle.
Ordinamento di una colonna in una tabella
Se utilizzi i metodi sopra indicati per ordinare una colonna in una tabella, le colonne rimanenti rimarranno invariate e la tabella non verrà più letta in modo accurato. In questo caso, devi aggiungere pulsanti di filtro alla tua tabella.
Seleziona una cella qualsiasi all’interno della tabella e, nella scheda Dati sulla barra multifunzione, fai clic su “Filtra”.
Vedrai quindi i pulsanti filtro, sui quali puoi cliccare per riorganizzare una colonna, sapendo che ogni riga rimarrà coerente mentre esegui questa operazione.
La formattazione dei dati come tabella utilizzando la funzione Formatta come tabella di Excel farà apparire automaticamente i pulsanti di filtro.
Divisione e unione dei dati utilizzando FlashFill
Potrebbero esserci occasioni in cui desideri dividere i dati in due o più celle, ad esempio, se hai più di un’informazione in una cella, dividere questi dati in due celle significa che sarai in grado di utilizzare la funzione di ordinamento più spesso effettivamente.
In questo esempio, vogliamo dividere i nomi nella colonna A in modo che i nomi siano nella colonna B e i cognomi nella colonna C.
Inizia digitando il primo elemento nella colonna B.
È importante creare la colonna FlashFill direttamente accanto ai dati esistenti, altrimenti FlashFill non funzionerà.
Quindi, seleziona la cella direttamente sotto dove hai digitato la prima voce e premere Ctrl+E. Questo seguirà automaticamente lo stesso schema che hai iniziato nella prima cella di questa colonna, che, nel nostro caso, sta estraendo la prima parola dalla colonna A.
È quindi possibile ripetere il procedimento nella colonna C per i cognomi, poiché questa è direttamente adiacente ai dati strutturati esistenti.
Per concludere, formatta la tabella, elimina i dati originali e aggiungi pulsanti di filtro per rendere i dati più flessibili.
Segui lo stesso procedimento per unire i dati. Quindi, se hai dati nelle colonne A e B che vuoi unire nella colonna C, inizia digitando il primo valore unito nella colonna C, quindi premi Ctrl+E per forzare Excel a seguire lo stesso schema. Puoi anche aggiungere ulteriori dettagli quando usi FlashFill. Ad esempio, qui abbiamo aggiunto la parola “e” ai dati.
Non è utile avere dati ben organizzati nei fogli di calcolo se le schede del foglio di lavoro sono disorganizzate. Fortunatamente, anche Excel te lo consente ordina le tue schede in ordine alfabetico.
